El uso del correo electrónico en la comunicación empresarial
El correo electrónico, es ampliamente utilizado como una forma de comunicación empresarial y en general es una herramienta de comunicación altamente eficaz.
El correo electrónico es económico, sólo requiere una conexión a Internet que generalmente ya está presente en el negocio.
Aunque es posible una impresión de correos electrónicos, estos suelen permanecer como copias suaves porque archivar y recuperar las comunicaciones por correo electrónico es fácil de hacer.
Desde el CEO hasta el personal operativo e incluso los empleados temporales de la empresa, pueden enviar y recibir comunicaciones por correo electrónico.
Función
Aunque no se deben reemplazar todas las comunicaciones cara a cara y otras formas de comunicación, el uso interno del correo electrónico puede cubrir muchas áreas dentro del negocio.
Los correos electrónicos internos, pueden funcionar como una comunicación eficaz para compartir información básica, como nuevos precios de la cafetería, pautas de uso del papel o precauciones de seguridad, por ejemplo.
El envío de mensajes sencillos para toda la plantilla de su negocio con tan sólo un clic es rápido, fácil y conveniente, donde puede ahorrar dinero.
Si se guarda, el correo electrónico puede funcionar como prueba de un mensaje enviado o recibido, y es fácilmente accesible para recordarle al destinatario la información pertinente.
Muchas empresas usan el correo electrónico, como parte de sus esfuerzos de marketing para compartir información con prospectos, clientes y proveedores.
Formato
El correo electrónico en los negocios debe ser conciso y al grano. Utilice texto con formato y fuentes comunes con una línea de firma simple.
Los gráficos sofisticados, las fuentes y los fondos pueden ocupar espacio innecesario en la bandeja de entrada del destinatario y pueden cargarse lentamente.
Manténgase a comunicar temas apropiados para ser enviados por correo electrónico de negocios y escriba sólo las cosas que son apropiadas para cualquier persona a leer, debido que el reenvío de correo electrónico hace posible que las partes originalmente involuntarias pueden recibir el correo electrónico.
La gramática y la ortografía, son muy importantes en los correos electrónicos especialmente cuando nos referimos a los de negocios, porque reflejan su nivel del conocimiento del idioma, atención que presta al escribir y sus habilidades de redacción.
Los archivos adjuntos, deben prepararse en un formato que cualquier destinatario pueda acceder o descargar fácilmente, y tener cuidado con el peso del mismo.
Etiqueta
Ya sea que envíe un correo electrónico interno o externo, la línea del asunto debe representar con precisión el contenido del correo electrónico.
Utilice puntuación y mayúsculas apropiadas (recuerde que ESCRIBIR TODO EN MAYÚSCULAS es como si le estuviera gritando al destinatario), y utilice negrita, cursiva y espacio en blanco para que la información importante se destaque del resto del contenido.
Utilice una determinada forma de empezar y saludar para comenzar el correo electrónico, y sólo envíe a las personas que necesitan o solicitan recibir información de su empresa.
El correo electrónico de negocios debe ser breve, positivo y profesional.
Consideraciones
El uso del correo electrónico en la comunicación empresarial, es ciertamente menos personal que la comunicación cara a cara.
Puede obstaculizar la interacción social y conducir a una menor construcción de relaciones en el lugar de trabajo.
Los malentendidos son comunes en la comunicación escrita, simplemente porque el destinatario no puede leer el tono y la expresión del escritor, y por lo tanto se deja a la interpretación.
Considere que, aunque el email puede ser bastante informal, es también un expediente permanente y debe ser tratado cuidadosamente.
Efectos
El correo electrónico ha sido revolucionario en el mundo de la comunicación empresarial, porque la información se transmite rápidamente junto con la eficacia y eficacia instantáneas.
Los empleados, pueden acceder a información desde una computadora, teléfono en casi cualquier lugar, así como los clientes actuales y potenciales de la compañía.
El uso del correo electrónico dentro de un negocio puede aumentar la productividad para los empleados, y puede ser una manera rápida de aumentar las ventas también.
Más empresas están utilizando las comunicaciones por correo electrónico como parte de la mezcla de marketing, para comunicarse e interactuar con sus mercados objetivo.
Las ventajas del correo electrónico en la comunicación empresarial
El correo electrónico en la empresa, puede utilizarse para comunicaciones dentro de la empresa, con fines de marketing y coordinación con socios comerciales, proveedores y clientes.
Algunas de las ventajas comunes del correo electrónico comercial sobre el correo tradicional o las comunicaciones telefónicas son la reducción de costos, la reducción de gastos generales y la velocidad.
El software de correo electrónico está disponible para todos los tamaños de negocios, permitiendo las interacciones personalizadas de negocios y empleados.
Velocidad
La comunicación por correo electrónico es casi instantánea, lo que puede mejorar las comunicaciones al permitir una rápida difusión de la información y una respuesta rápida a las preguntas de los clientes.
También puede permitir una resolución de problemas más rápida y procesos de negocio más racionalizados.
Como resultado, los propietarios de pequeñas empresas pueden lograr más en menos tiempo.
Reducción geográfica de barreras
El correo electrónico reduce las barreras geográficas y de zona horaria para las empresas.
Los empleados o contratistas de todo el mundo pueden comunicarse, independientemente de su ubicación.
Del mismo modo, los clientes pueden enviar preguntas de ventas y solicitudes de la asistencia por correo electrónico basándose en sus propios horarios de zona horaria.
Marketing orientado
El correo electrónico permite que el mercado de las empresas tenga un público objetivo.
Los clientes pueden optar por recibir comunicaciones por correo electrónico sobre productos que poseen, ventas o nuevos artículos.
Los clientes que reciben correos electrónicos basados ??en sus preferencias probablemente serán más receptivos.
El marketing por correo electrónico, también pueden orientar a los clientes en función de su estado con un negocio.
Por ejemplo, una empresa puede adaptar la mensajería a nuevos clientes, clientes existentes y clientes repetidos.
Eficiencia
El correo electrónico puede ayudar a aumentar la productividad.
Los propietarios de negocios, pueden comunicarse con listas establecidas de distribución, enviar automáticamente información basada en un tema o enviar información a individuos específicos según sea necesario.
La mayoría de los softwares de correo electrónico, proporcionan características de personalización que puede adaptarse al tipo de trabajo, el volumen de mensajes de correo electrónico diarios y las necesidades del trabajador.
El uso eficaz del correo electrónico, puede reducir la dependencia de las consultas y reuniones cara a cara.
Costos más bajos
Moviendo las comunicaciones del correo físico al correo electrónico, puede resultar en ahorros significativos en los costos de envío, suministros de envío y recursos de los empleados.
Las empresas también pueden disminuir los costos de soporte al cliente al centrarse en las opciones de soporte al cliente de correo electrónico en lugar de los servicios telefónicos.
Las desventajas del correo electrónico en la comunicación empresarial
Hace cien años, la palabra correo electrónico no existía. Luego, todo el correo se entregó por medios no electrónicos.
Sin embargo, con la llegada de la computadora y los sistemas operativos intuitivos llegó la capacidad de enviar mensajes con tan sólo un clic.
El correo electrónico se ha acreditado para una mayor eficiencia, preparación para el negocio y una serie de otras ventajas vinculadas al aumento de la productividad. Sin embargo, hay algunas desventajas.
Pérdida de tiempo
Mientras que la escritura de un correo electrónico, toma menos tiempo de lo que se tarda en imprimir una carta y enviarla por correo, la facilidad de enviar un correo electrónico también significa que la persona promedio recibe más correspondencia de forma electrónica de lo que si toda la correspondencia fuera por correo postal.
A veces el mensaje se comunica mejor por teléfono o directamente. La organización y la lectura a través de correos electrónicos también pueden consumir una gran cantidad de tiempo y demostrar un obstáculo en la productividad del trabajador.
Seguridad
La información sensible puede ser fácilmente compartida y distribuida dentro de una empresa a través del correo electrónico.
No importa si el correo electrónico, se envía accidentalmente o deliberadamente, el daño es el mismo.
Comunicación impersonal
Aunque el correo electrónico puede ser más rápido, el significado del mensaje se pierde a menudo en el texto.
Puede hacer que los clientes o empleados, olviden que hay personas involucradas en la transacción, que pueden afectar el servicio al cliente.
Malentendido
Los pronombres y la jerga popular pueden llevar a conflictos en los correos electrónicos.
Además, el correo electrónico está lleno de abreviaturas y descripciones breves, que a menudo pueden ser malinterpretadas y / o interpretadas de manera incorrecta.
El hecho es que el correo electrónico tiene gran importancia en la comunicación empresarial hoy en día.
Cada día, son millones de correos electrónicos los que son enviados de parte de las empresas a los clientes y proveedores, desde los empleados a sus gerentes y de un compañero de trabajo a otro.
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Nana González - CAINEM España