A cumplir los objetivos ? Método Último Planificador
Me contaba un cliente que está abrumado, que a veces tiene mil actividades que hacer en el día, todas importantes y todas urgentes urgentes obviamente y no siente que avanza. Está iniciando un proyecto, un emprendimiento, y me contaba que intentó más de una vez ordenarse, plantearse actividades y tareas para llevar un orden y las dejó? La Planificación en un ambiente con muchos cambios y tan incierto como emprender no sirve, no añade valor, porque entre las mil actividades que hago, se me pasa llevar el control y no vale la pena, me comentaba.
Es muy cierto, que las actividades abundan y el tiempo vuela. Se pasan los días y uno ya ni sabe que hizo y que tiene que hacer, solo seguir haciendo! Lamentablemente no hacer nada al respecto esto no es productivo, ya que en primer lugar te va a abrumar, poner de mal humor y a veces disgustado por el estrés que está causando; en segundo lugar no es productivo, y los peruanos tenemos que ser más productivos para salir adelante.
Hay que gestionar tu tiempo con metodología y compromiso para que la herramienta tenga efecto.
Yo como ya lo he comentado, utilizo la herramienta Canvas para gestionar tu modelo de negocio. En este caso como una herramienta visual que te muestra que actividades tienes que hacer para el bien de tu proyecto.
Luego, para gestionar estas actividades recomiendo la herramienta del Ultimo Planificador (Last Planner System). Esta te ayuda identificando las actividades que tienes que hacer, identificar cuales PUEDEN hacerse y aumentar las actividades CUMPLIDAS y no seguir acumulando actividades que lo que van a producir es que te abrumes.
Pongamos el ejemplo de un emprendedor Terapeuta especialista en Deporte que hace visitas a la casa. ?Tu terapeuta en casa? (Podemos idear un nombre mejor que eso).
Usando la metodología del Último Planificador.
En base al lienzo se crean actividades a implementar. Haz una lista de todas las actividades que tendrías que implementar de acuerdo a tu proyecto. Planifica en un corto / mediano plazo.
Observa que se ha puesto una fecha estimada para la implementación en semanas. A esto es le llama el ?Plan Intermedio?.
También se ha colocado una columna de Restricción / Observación. Para identificar que restricciones generales tenemos en esta actividad, es importante identificarlas para poder solucionarlas y que la actividad no quede pendiente y pateándola constantemente, que SE CUMPLA.
Ahora haz el ?Plan Semanal?. Detalla estas actividades generales que has planificado en tu Plan Intermedio. Haz la lista de tareas que tienes que hacer. El objetivo del ultimo Planificador es aumentar la probabilidad de CUMPLIRLA.
Ponte una fecha en que te propones hacer la actividad.
Conversa con el responsable de la actividad para saber que necesita para liberar cualquier restricción que pueda tener la actividad y que aumente la probabilidad de que se cumpla. Trata de liberarla cuanto antes para no quedarte con actividades sin hacer que lo único que te va a traer es angustia y desorden.
Siempre a medir, Al final de la semana completa la columna de Cumplimiento con 1 y 0, 1 es cuando se cumplió la actividad y 0 cuando no se cumplió. Mantenlo muy simple y directo, al final este resultado es para ti, tu eres el que más te tiene que obligar a hacer las cosas, no quieras engañar a nadie más que a ti, emprendedor.
De hecho la herramienta Last Planner System tiene mucha más complejidad, pero ésta adaptación me parece lo justo y necesario para que puedas gestionar tus actividades, identificar restricciones que hay que solucionar y que tengas identificado a los responsables.
Hay que aprender a usar metodología en nuestro trabajo y emprendimiento para ser lo más productivos que podamos ser.
Alberto Saco - CAINEM Perú