Cuatro razones para programar reuniones ms cara a cara
En el panorama empresarial moderno, las herramientas de comunicacin digital han avanzado hasta el momento en que la mayora de las empresas pueden mantener buenas relaciones con los clientes sin siquiera encontrarse cara a cara con los clientes.
Pero desde mi punto de vista, esta falta de necesidad es exactamente lo que hace que estas interacciones sean tan significativas cuando se toma el tiempo para reunirse en persona.
A pesar de los altos costos involucrados en viajes, alojamiento y tiempo fuera de la oficina, desde el comienzo de nuestro negocio, decid que estar en la habitacin con un cliente era ms importante que recuperar el costo de llegar all.
Si un cliente, o incluso un posible cliente, solicita una reunin cara a cara, la programo sin facturar nada por el viaje.
La mayora de los proveedores de servicios profesionales, como abogados, ingenieros y empresas de relaciones pblicas tienen polticas estrictas para la recuperacin de los gastos, sin embargo, clasificamos los viajes como un costo de comercializacin para nuestro negocio.
Estas son las cuatro (4) razones por las que fomento activamente las reuniones cara a cara con mis clientes.
1. Nunca se sabe a quin conocer
Hay muchos estudios que muestran que las reuniones cara a cara con los clientes ayudan a construir relaciones mejores, ms largas y ms productivas, y es ms probable que conduzcan a acuerdos cerrados.
Sin embargo, no solo son los negocios actuales los beneficios, sino tambin los negocios futuros.
Los encuentros cara a cara crean ms referencias, debido que es ms probable que las personas "pongan su nombre" a alguien a quien conocieron en persona, pero tambin crean conexiones ms orgnicas que pueden ser valiosas en el futuro.
Cuando viaje para una reunin con un cliente, es probable que se encuentre con ms personas en la organizacin que solo con su contacto clave.
Es posible que le presenten al CEO, que sea bienvenido por el director de Recursos Humanos, y le den la mano a algunos miembros subalternos del equipo de ventas o vendedores que trabajan cerca.
Incluso puede ser invitado o tener la oportunidad de invitar al personal a cenar o tomar una copa. Todas las otras personas que conoce son todos contactos nuevos importantes que pueden ser tiles en el futuro.
No olvide ser humilde, amigable y profesional con todos los que conozca, y recuerde siempre dejar una gran impresin: nunca se sabe dnde terminarn estas personas dentro de unos aos.
Es probable que estas personas crezcan profesionalmente dentro de la misma organizacin o cambien de trabajo en los prximos aos.
En ltima instancia, hay muchos proveedores de servicios, por lo tanto, no siempre se trata de a quin se conoce, sino de quin sabe y tiene un nivel de comodidad con usted.
2. La flexibilidad es una ventaja competitiva
Al igual que muchas relaciones, las relaciones comerciales deben basarse en la confianza y la comprensin.
He descubierto que mostrar la voluntad de volar a un cliente potencial para hablar sobre una propuesta, no solo para cerrar el trato, contribuye en gran medida a generar confianza.
Le muestra al cliente que no solo somos prospectos de llamadas fras, estamos realmente dispuestos a invertir tiempo y dinero en desarrollar relaciones con ellos.
Tambin nos diferencia de nuestra competencia. Una vez que los clientes se han sumado, a menudo es este nivel de atencin personalizada y el servicio de alta calidad que reciben de nosotros, lo que probablemente les impida vagar por los competidores ms cercanos a su hogar.
Al observar la imagen general, es importante comprender que su mercado se detiene donde quiera que est dispuesto a detenerse. En este sentido, consideramos que todo el pas es nuestro mercado, lo que significa que estamos compitiendo de manera efectiva con empresas que tienen oficinas en todas partes del pas.
Solo porque decid basar nuestras oficinas en Tenerife no significa que un cliente deba pagar una reunin cara a cara en la ciudad de Barcelona.
Eleg hacer de todo el pas mi oficina fsica, y estoy dispuesta a aprovechar financieramente a corto plazo para construir mi red de clientes a largo plazo.
3. Puede reducir los malentendidos
Los estudios muestran que el 93% de la efectividad de la comunicacin est determinada por seales no verbales.
Discutir asuntos crticamente importantes en persona con una conversacin profunda y fluida, en lugar de a travs de correos electrnicos espordicos o soluciones de videoconferencia entrecortadas puede hacer maravillas.
Cuando un cliente lo ve tomando notas sobre la conversacin, ve claramente que usted valora su opinin. Una reunin en persona de una hora a menudo puede ser ms efectiva que semanas de correos electrnicos de ida y vuelta.
Soy una persona visual, tengo la capacidad de dibujar un diagrama o escribir en una pizarra, realmente me ayuda a conectarme y explicar mejor mis puntos.
Esta capacidad de detectar cundo un cliente est confundido, o no est convencido y explicando ms, o de una manera diferente, es potencialmente el aspecto ms importante de una reunin cara a cara que la tecnologa no puede reemplazar.
Captar las seales de que alguien es escptico o confuso es particularmente difcil a travs de formas de comunicacin menos personales, como el correo electrnico, o incluso a travs de un telfono o conferencia telefnica.
Si abandona una llamada o finaliza una cadena de correo electrnico sin haber comprendido su posicin, corre el riesgo de no cumplir con la tarea para la satisfaccin del cliente o, lo que es peor, un cliente que se retira por completo.
4. Estar ah para los altibajos
Cuando un cliente atraviesa una crisis o tiene asuntos muy delicados para debatir, no hay nada mejor que sentarse al otro lado del escritorio y elaborar un plan de accin o explicar los prximos pasos.
Incluso si su cliente dice que est bien que se quede en casa o sugiere que una conferencia telefnica es lo suficientemente buena, cuando las crisis golpeen, estar a su lado en aguas tempestuosas ser recordado en el futuro.
Cuando piensen en sobrevivir a un momento difcil, su rostro y su compaa tambin sern recordados.
Los tiempos de crisis o grandes logros son, sin duda, el momento ms vital para demostrar su verdadero valor.
Si puede demostrar que es confiable y dedicado con resultados positivos, entonces puede potencialmente garantizar un futuro muy prspero trabajando juntos, y un montn de referencias.
He mantenido una poltica cara a cara durante ms de veinte aos, e incluso durante los aos de escasez, nunca he reconsiderado esta tctica.
Al comenzar la mayora de mis viajes con clientes con una reunin personal y profunda, establezco el tono de cmo continuar. Y segn los comentarios de mis clientes y la cantidad de referencias que recibo, parece estar funcionando.
Nana Gonzlez
CAINEM Espaa