Como tomar decisiones de forma ms fcil y estructurada
Tomar una decisin siempre es escoger entre ms de un camino posible, pero es siempre difcil hacerlo. Hacer una matriz te ayuda a balancear y a esclarecer las variables importantes.
En los negocios y en la vida, tomar decisiones importantes siempre es difcil por la simple razn de que implica escoger y esto nos genera incertidumbre, ya que cada opcin tiene sus riesgos y sus ventajas. Pero en qu consisten esos beneficios o riesgos en cada opcin?
La respuesta tpica, aunque no nos guste es ?depende?. Es tan relativo, que a m en lo particular no me gusta eso de ?depende?, as que he estructurado para todas las decisiones importantes una herramienta que me gustara compartir.
La llamo la matriz de ayuda. Esta herramienta me ayuda a aumentar la certidumbre en mis decisiones y espero que te pueda ayudar a ti tambin.
Es muy simple y probablemente has usado algunas similares, pero te muestro como hacerlo. Imaginemos que estamos evaluando 3 opciones sobre las cuales debemos decidir, esto puede ser desde modelos de negocios, quien contratar, donde ubicar tu empresa, opciones de trabajos, donde vivir, que coche comprar, etc ? podras aplicar esto a cualquier decisin de negocios o de tu vida.
Veamos paso a paso y lo realizamos en una hoja de Excel:
1. VARIABLES: Nuestra primera columna sern las variables, la cuales listaremos en las filas. Estas sern tantas como la cantidad de factores que puedes afectar tu decisin.
Es importante que no dejes ninguna por fuera, por muy pequeo que parezca su impacto, debes hacer una lista de todos esos factores que pueden influir en tu decisin. Por ejemplo si estuviramos hablando de donde ubicar tu oficina, podras considerar variables como: Cercana al metro o a transporte pblico, lugares para estacionar, espacio disponible, renta por metro cuadrado, hermosa vista, antigedad, cercana a mi casa, etc.
Como vez variables tan cuantitativas como costo por metro cuadrado hasta cualitativas como si la vista es agradable, las podrs considerar en la misma herramienta de decisin.
2. PESO: Es la segunda columna y consistir en darle ponderacin a las variables que acabas de enlistar.
a. Mi consejo es que las enumeres desde 1 la ms importante hasta n la menos importante, b. Luego ordena las variables desde 1 hasta n c. Finalmente sustituye este orden por un porcentaje que debe sumar en total 100%. Normalmente las variables ms relevantes o importantes para ti estarn en el tope de la lista y las de menor peso de ltimo, as que el porcentaje debera ser asignado en esa proporcin.
3. VALORACIN: En esta etapa debes colocar valores a cada opcin para cada variable. Podras usar diversas escalas por ejemplo:
Opcin 3 niveles: Es til para valorar variables simples o donde no queremos involucrar alto grado de complejidad
Bueno Regular Malo 3 2 1
Opcin 4 niveles: Donde no queremos que existan trminos medios, nos obliga a fijar una postura entre algo bueno o malo.
Muy Bueno Bueno Regular Malo 4 3 2 1
Opcin 5 niveles: Similar a la simple, pero nos sirve para variables donde necesitamos ms espacio o diferencias al valorar. Es til cuando evaluamos muchas variable (>10)
Muy Bueno Bueno Regular Malo Muy Malo 5 4 3 2 1
Excelente 10 Muy Bueno 9 Bueno 8 Algo Bueno 7 Ni nuevo ni malo 6 Algo Malo 5 Malo 4 Muy Malo 3 Psimo 2 No aplica 1
Opcin 10 niveles: Es la ideal si queremos diferenciar realmente al momento de la valoracin de las variables
Para efectos de ejemplo usaremos la escala de 5 niveles. Segn el ejemplo que vamos a ver parece que la opcin ms idnea es la Y, puesto que en la sumatoria tuvo el puntaje ms alto, sin embargo nos falta un paso ms para validar cul es la mejor opcin o decisin a tomar.
4. PONDERACIN: El ltimo paso, consiste en combinar el PESO o la ponderacin con las valoracin de cada variable para esa opcin.
Este es un paso muy importante ya que le dar relevancia a las variables que definiste como ms importantes. Consiste en multiplicar en una nueva celda cada valoracin de cada opcin por el peso de la variable y luego volver a sumar las columnas de cada opcin.
Vemos como finalmente, la mejor Opcin es la X y no la Y como inicialmente pareca.
Hay que considerar que esta herramienta tambin te permitira hacer descarte de opciones, es decir, si por ejemplo tuvieras 10 opciones y realmente quieres evaluar en una segunda etapa o a profundidad solamente 3, podras usar esta matriz con la informacin que tengas disponible para seleccionar en un momento dado cules son tus mejores 3 opciones y descartar las dems.
Debemos entender que a medida que trabajes en la matriz, vas tomando decisiones antes de la decisin, es decir, esta es una herramienta que te permitir ordenar tus pensamientos, plasmar quizs toda la informacin que de alguna manera ya estas ponderando en tu mente y tu anlisis, pero que te dejar ver las cosas con ms claridad y de forma ms estructurada.
Adicional a todo lo anterior, para m la mayor ventaja de hacer esta decisin, es que en un futuro quizs no muy lejano, cuando quieras repasar o validar que te llevo a tomar la decisin puedes consultar que variables eran importantes para ti en el momento en el que tomaste la decisin.
Por ejemplo, cuando cambi de trabajo, utilice esta herramienta para tomar la decisin y en aquellos momentos que las cosas no iban como lo esperaba o algo no me agradaba en mi nuevo trabajo, revisaba la matriz y recordaba cuales eran las variables que eran importantes y por las cuales tome la decisin.
Casi siempre las tres primeras se estaban cumpliendo y recordar dichas variables hacia que esos problemas momentneos o que en mi matriz no eran tan importantes tomaran la dimensin correcta, porque lo importante si estaba sucediendo.
Con esto estoy segura que mejorar significativamente tus posibilidades de ser muy exitoso. Adelante!
Yaidelin De Freitas
CAINEM Mxico